Расчёт стоимости рабочего часа: сколько стоит ручной труд

Когда владелец говорит «у нас менеджеры полдня что-то переносят из одного места в другое», это жалоба. Когда он говорит «мы платим 32 тысячи в месяц за то, что два человека копируют заявки из мессенджера в таблицу», это уже решение, которое можно принять. Разница только в том, посчитали или нет. Дальше метод: расчёт стоимости рабочего часа и того, во что обходится ручной труд, без консультантов и сложных таблиц.

В посте про утекающие заявки я считал потери на входе, в деньгах за рекламу. Здесь другая статья расходов: время сотрудников, которое уходит на повторяющиеся операции.

Шаг 1. Найдите операции и замерьте время

Сначала список. Не «работа с клиентами», а конкретные действия, которые делаются одинаково изо дня в день:

• перенести заявку из мессенджера в CRM или таблицу;
• вбить накладную поставщика в учётную систему;
• собрать отчёт из трёх таблиц в одну;
• разослать клиентам напоминания об оплате;
• проверить, у кого закончился договор или подписка.

Хороший признак: операцию можно объяснить новичку за десять минут, и после этого он будет делать её так же, как опытный сотрудник. Если объяснение занимает неделю и в нём много «смотря по ситуации», это не тот случай.

Дальше время. Самая частая ошибка: спросить сотрудника «сколько у тебя на это уходит». Ответ почти всегда неточный, причём в обе стороны. Короткие операции по две минуты недооценивают: кажется, что это ерунда, а их сорок в день. Неприятные операции, наоборот, переоценивают.

Надёжнее неделю записывать. Трекер не нужен: достаточно листка или заметки, куда сотрудник пишет «начал, закончил, сколько штук». Через неделю у вас есть реальное число, а не впечатление.

Если неделю ждать некогда, считайте через объём: сколько штук в день и сколько минут на одну. Одну штуку легко засечь секундомером прямо сейчас.

Шаг 2. Рассчитайте стоимость часа сотрудника

Час сотрудника стоит не оклад, делённый на часы. Для компании он дороже: сверху взносы и налоги, рабочее место, отпуск и больничные, которые оплачиваются, а работы в эти дни нет.

Проще всего взять полную сумму, в которую сотрудник обходится компании в месяц, и разделить на количество рабочих часов, в среднем это около 165. Для примера: если полная стоимость сотрудника 80 000 ₽ в месяц, его час стоит примерно 485 ₽.

Цифра условная, свою подставьте из бухгалтерии: в Москве и в регионе она будет очень разной. Главное, не брать чистый оклад. Так вы занизите результат и решите, что проблема мельче, чем она есть.

Шаг 3. Перемножьте

Формула простая:

людей × часов в день на операцию × рабочих дней в месяце × стоимость часа

Пример. Два менеджера по полтора часа в день переносят заявки из мессенджеров в таблицу. Рабочих дней в месяце 22, час стоит 485 ₽.

2 × 1,5 × 22 × 485 = 32 010 ₽ в месяц, или около 384 тысяч в год.

Для документов считается через объём. 30 накладных в день по 5 минут на каждую дают 2,5 часа в день:

2,5 × 22 × 485 = 26 675 ₽ в месяц.

Оба числа условные, для примера. Подставьте свои: смысл в том, что две «мелкие» операции вместе легко тянут на заметную часть зарплаты ещё одного сотрудника.

Что ещё учесть и как читать результат

Формула выше даёт нижнюю границу. Честно посчитать нужно ещё три вещи, пусть и грубее.

Ошибки. Человек, который двадцатый раз за день переносит цифры, ошибается. Опечатка в сумме, пропущенная строка, заявка, записанная не тому менеджеру. Каждая такая ошибка стоит времени на поиск и исправление, а иногда клиента.

Задержка. Пока заявка ждёт, когда её перенесут, клиент ждёт ответа. Пока накладная не внесена, товара нет в остатках. Ручная операция не только занимает время сотрудника, она ещё и тормозит всё, что идёт следом. Как это устроено на входящих заявках и что с этим делать, я разбирал в кейсе про обработку входящих.

Потолок роста. Если объём вырастет вдвое, ручная операция тоже вырастет вдвое, и вам понадобится ещё один человек. Автоматизированная обычно растёт почти бесплатно.

Теперь про итоговое число. Одна оговорка, прежде чем оно вас напугает: освобождённые часы превращаются в деньги, только если их есть куда направить. Если менеджер вместо переноса заявок начнёт звонить клиентам, это выручка. Если просто будет меньше занят, это комфорт, а не экономия. Оба результата нормальные, но их полезно не путать.

Дальше сравните потери с ценой решения. Если операция обходится в 30 тысяч в месяц, а её автоматизация стоит 150 тысяч один раз, окупаемость около пяти месяцев, и дальше это чистый выигрыш. Если операция обходится в 3 тысячи в месяц, скорее всего, трогать её не стоит, и это тоже полезный вывод.

И последнее: не каждая операция из списка автоматизируется целиком. Часто получается убрать большую часть работы, а спорные случаи остаются человеку на проверку. Считайте с этим запасом.

Посчитать за пару минут

Чтобы не собирать формулу руками, я сделал калькулятор потерь. Выберите, что у вас болит: потеря заявок, ручные стыки систем или ввод документов, подставьте свои цифры, и он посчитает месячную и годовую сумму.

Формулу вы теперь знаете и без меня. Чего она не скажет: что из вашего списка реально автоматизируется, а что упрётся в исключения и ручную проверку. Если хотите это понять, напишите мне. Первый разбор бесплатный: посмотрю на ваш процесс и скажу, что окупится автоматизировать, а что проще оставить как есть.