Небольшой цветочный магазин: склад и две торговые точки, шестнадцать поставщиков, у каждого своя форма накладной, часть из них пишется от руки. Каждую накладную владелец перебивал в учётную программу вручную, строку за строкой. Ниже разбор, как устроен ввод накладных с помощью ИИ, который я сделал для этого магазина, где он работает, где без человека не обойтись и сколько времени экономит.
Сколько там ручной работы
Я не стал спрашивать «сколько у вас уходит времени», а посчитал по учётной базе магазина за последний год, с июля 2025 по июнь 2026:
- 210 приходных накладных от 16 поставщиков, в среднем 17,5 в месяц;
- около 200 строк в этих накладных ежемесячно, в среднем по 11 на накладную, самая длинная на 57 позиций;
- около 300 строк распределений: каждый приход потом раскладывается по двум точкам отдельными документами, и эти строки тоже набираются руками.
Итого около 500 строк и 48 документов в месяц. В марте, перед 8 Марта, 28 накладных и около 840 строк. Нагрузка неровная, и пик приходится ровно на то время, когда в магазине и так нет ни минуты.
Каждая строка — это не просто перепечатка текста. Нужно найти товар среди 13 тысяч карточек в каталоге, а у поставщика он может называться иначе: например, «Роза кр. 60 Экв.» вместо полного названия из каталога. Потом поставить количество, цену и решить, сколько штук уходит в какую точку.
Но главная цена оказалась даже не в строках. Учётная программа стоит на компьютере в кабинете, и каждый раз, чтобы завести накладные, нужно отложить остальные дела, дойти до кабинета, включить компьютер и сесть набирать. По базе таких дней в среднем 10-11 в месяц.
Как устроен ввод накладных с ИИ
Владелец фотографирует накладную на телефон прямо в приложении, в момент приёмки товара. Отдельно ничего ставить не нужно: приложение открывается иконкой на телефоне и на ноутбуке.
ИИ читает накладную. Языковая модель с распознаванием изображений извлекает из фото позиции: название, количество, цену, сумму. Здесь ИИ уместен: шаблона у накладных нет, у каждого поставщика своя форма, часть написана от руки. Правилами такое не описать. Модель зарубежная: в накладных только поставщики, товары и цены, данных покупателей там нет.
Код проверяет сумму. Сложить строки и сравнить с итогом накладной делает обычный код, не модель. Сошлось: зелёная отметка. Не сошлось: красная, и эту накладную нужно посмотреть внимательнее. Почему считать должен код, а не ИИ, я разбирал в посте про то, где ИИ не нужен.
Система сопоставляет с каталогом. Название с накладной нужно привязать к карточке товара в каталоге магазина. Сначала работает нечёткий поиск по названиям, а потом словарь соответствий, который пополняется после правок: если один раз поправить «Роза кр. 60 Экв.» на нужную карточку, в следующий раз система сделает это сама. Поэтому первая накладная от нового поставщика требует больше внимания, а дальше правок становится заметно меньше.
Разнос по точкам. На странице накладной у каждой строки есть переключатель: сколько штук уходит во вторую точку. Остальное автоматически остаётся в первой. Итоги по закупке и по приходу пересчитываются на глазах.
Документы в учёт. Кнопка «Собрать» делает три файла: приход на склад и два распределения по точкам. Они загружаются в учётную программу штатным импортом, на существующие карточки, без дублей. Документы можно сразу распечатать на подпись точкам.
Учётную программу я не менял и склад с нуля не писал. Хранение, наценка, отчёты остались там, где владелец привык. Я сделал только то, чего там нет: чтение накладной и разнос.
Где граница
Печатные накладные читаются хорошо. Рукописные хуже: почерк у всех разный, и модель может ошибиться в цифре. Поэтому я не обещаю, что всё проходит само. Если сумма строк не сошлась с итогом, накладная помечена красным, а позицию, которую система не узнала в каталоге, человек выбирает сам. Решение о приходе остаётся за человеком, ИИ снимает с него набор.
Компьютер совсем не исчезает. Импорт готовых файлов в учётную программу по-прежнему делается на компьютере в кабинете. Но это минуты, и накладные можно загружать пачкой раз-два в неделю, а не садиться за каждую.
Ещё одно уточнение: сначала фото накладной отправляли Telegram-боту, а он присылал ссылку на страницу, где шли проверка и разнос. Получалось два места работы вместо одного, и переписка с ботом только добавляла шаг. Бота убрал, фото теперь загружается прямо в веб-приложении.
Сколько это экономит: расчёт
Магазин работает с приложением, но замера «до» и «после» на одинаковом объёме пока нет, поэтому ниже прогноз, а не замер. Объёмы взяты из базы за год, время на один заход я оценил. Оценки выписываю явно, чтобы их можно было проверить.
Было. В базе в среднем 10-11 дней в месяц, когда оформлялись приходы и распределения. Иногда накладные заводятся пачкой за несколько дней: тогда заходов меньше, но каждый длиннее. Один заход, включая дорогу до кабинета, включение компьютера, набор и разнос накладных, занимает час-два (это моя оценка). Итого около 10-22 часов в месяц.
Стало. Фото, проверка и разнос одной накладной с телефона занимают около 5 минут, 17,5 накладной в месяц дают около 1,5 часа. Плюс импорт в учётную программу раз-два в неделю по 10-15 минут, это ещё от 40 минут до двух часов. Итого около 2-3,5 часа в месяц.
Разница: около 7-20 часов в месяц, то есть от почти одного до двух с половиной рабочих дней. Не учтено время на правку красных накладных и на первую накладную от нового поставщика.
Рубли здесь не считаю, в отличие от поста про стоимость ручного труда: это время владельца, а не сотрудника на окладе. В этом магазине эти часы приходятся на вечер после закрытия, а в пик их взять негде. К тому же ручной набор даёт опечатки, а здесь итог накладной сверяет код. Неверно подобранную карточку товара сверка суммы не поймает, её проверяет человек. Через пару месяцев я замерю, как вышло на самом деле, и дополню этот пост цифрами «после».
Кому это подходит
Рознице и опту, где приходы от разных поставщиков набираются вручную. Проверял я это на цветочном магазине, для других товаров нужен отдельный разбор. Чем больше накладных и чем чаще ради них приходится садиться за компьютер, тем заметнее эффект. Если накладные уже приходят в электронном виде (ЭДО, УПД в XML), распознавание не нужно: их загружают напрямую. Как это устроено как услуга, на странице распознавания накладных и документов.
Посчитать свою нагрузку можно в калькуляторе потерь, в сценарии «ввод документов». Если хотите понять, подойдёт ли это вам, напишите мне. Посмотрю ваши накладные и скажу, что распознаётся само, а что останется на проверку.
Узнали свою ситуацию?
Фото накладной вместо ручного набора. Сумму сверяет код, в учёт уходит готовый файл. Как это устроено и сколько стоит, на странице «Распознавание накладных и первичных документов».
Обсудить задачу